MENU-MENU UMUM APLIKASI BASIS DATA

Seperti telah disebutkan pada bab sebelumnya, Microsoft Access adalah DBMS keluaran dari Microsoft. Versi terbaru dari Access adalah versi 2007 yang termasuk dalam aplikasi Microsoft Office 2007. Format data default untuk versi terbaru ini berbeda dengan versi sebelumnya. Ekstension file sebelumnya adalah .mdb, namun sekarang berganti dengan .accdb. File basis data yang dibuat oleh versi terbaru ini tidak dapat dibaca oleh versi sebelumnya. Namun versi terbaru ini dapat membaca file basis data versi sebelumnya.
Untuk memulai Microsoft Access, kita dapat melakukan klik Start pada Windows pilih Programs lalu pilih Microsoft Access. Tampilan awal Microsoft Access akan tampak seperti Gambar 11.2. Microsoft Access memberikan beberapa opsi dalam pembuatan basis data seperti tampak pada Gambar 11.2.
Namun opsi yang paling sering kita gunakan adalah Blank database. Apabila kita klik pada bagian ini maka akan muncul permintaan untuk mendefinisikan basis data seperti terlihat pada Gambar 11.3. Nama dan lokasi penyimpanan basis data harus ditentukan.

Setelah kita tekan tombol Create berarti kita telah mempunyai sebuah basis data, namun masih belum terisi tabel atau data apapun (Gambar 11.4).
Pada gambar tersebut dapat kita lihat nama file basis data adalah latihan01 dan format file basis data menggunakan Access 2000. Pada gambar tersebut juga tampat bagian bagian (object) basis data tersebut.

da enam obyek penting Access yang menjadi fitur utama dari DBMS ini,
yaitu:
- Table. Tabel adalah tempat dimana kita menyimpan data. Semua tabel di dalam Access mengikuti aturan basis data relasional yang terdiri dari baris dan kolom. Setiap basis data bisa berisi lebih dari satu tabel.
- Queries. Fitur queries disediakan untuk memilih data yang akan kita tampilkan. Queries pada Access disediakan baik dalam bentuk GUI maupun dalam bentuk bahasa SQL.
- Forms. Fitur form disediakan untuk membuat tampilan dari basis data yang dibuat menjadi lebih menarik. Baik ketika mengedit data maupun tampilan output data di layar monitor.
- Reports. Fitur ini disediakan untuk membuat format pencetakan pada media kertas melalui printer.
- Macros. Fitur macro merupakan fitur yang digunakan untuk menyimpan perintah-perintah otomatis tertentu yang berhubungan dengan basis data yang dibuat. Dibutuhkan kemampuan pemrograman untuk menggunakan fasilitas ini.
- Modules. Fitur ini lebih luas dari macro karena kita dapat melakukan pemrograman pada banyak aspek dalam Microsoft Access.
Selain obyek-obyek utama di atas Microsoft Access juga menyediakan seperangkat alat untuk mendukung kemudahan dalam membuat basis data dan aplikasinya. Berikut ini gambar-gambar toolbar pada Microsoft Access beserta kegunaannya.

Pada buku ini kita akan mempelajari empat buah obyek yaitu, tabel, query, form dan report. Namun, sebelum kita memulai dengan pembahasan tentang bagaimana menggunakan obyek-obyek dalam Microsoft Access tersebut, kita akan sekilas membahas tentang contoh kasus basis data yang akan kita buat. Kasus yang akan kita buat adalah Basis Data Penjualan Buku. Pada kasus ini setiap pembeli akan melakukan pembelian terhadap buku yang diinginkan dan membayar sejumlah uang sesuai buku yang dibeli. Data pembeli akan dicatat. Demikian juga setiap data pesanan, baik itu pemesanan ringkasan maupun itemitem pemesanannya. Data pesanan berisi pembeli yang melakukan pemesanan, total pembelian dan tanggal pembelian. Sedangkan data item pemesanan berisi data buku yang dipesan dan jumlahnya untuk tiap pemesanan.
Dengan membaca kasus di atas, maka apabila kita akan membuat ER Diagramnya maka langkah pertama adalah identifikasi kandidat entitas yang terlibat. Dari teks di atas kita dapat mengidentifikasi ada minimal 4 kandidat entitas yaitu pembeli, buku, pesanan dan item pemesanan. Sedangkan relasinya dapat kita identifikasi sebagai berikut :
o pembeli melakukan pemesanan
o pada setiap pesanan terdapat item-item pesanan
o pada item-item pesanan terdapat daftar buku-buku yang dipesan.

Atribut-atribut untuk masing-masing kandidat entitas dapat kita tentukan sebagai berikut:
o Entitas Pembeli dengan atribut id_pembeli, nama, alamat, dan telepon.
o Entitas Buku dengan atribut nomor ISBN, pengarang, dan judul
o Entitas Pesanan dengan atribut id_pesanan, jumlah pembelian, tanggal pembelian.
o Entitas Item Pemesanan dengan atribut jumlah masing-masing buku yang dipesan.
Setelah semua informasi lengkap maka kita dapat menggambarkan ER Diagram untuk kasus di atas seperti pada Gambar 11.8.

Berdasarkan ER Diagram di atas kita dapat menentukan tabel-tabel apa yang dibutuhkan pada basis data penjualan buku. Ada empat tabel yaitu: tabel pembeli, buku, pesanan, dan item pesanan. Untuk mengakomodasi relasi yang ada pada ER Diagram, maka akan dibuat atribut-atribut yang berperan sebagai perwujudan relasi. Tabel 11.1 menunjukkan tabel dan atribut yang ada pada basis data penjualan buku.

Tabel 11.1 dapat kita lengkapi dengan tipe data dan constraint/domain seperti pada Tabel 11.2. Hal ini untuk mempermudah pembuatan tabel pada DBMS. Apabila kita memeriksa apakah tabel-tabel yang terbentuk sudah dalam bentuk normal atau belum, maka kita akan menjumpai semua tabel sudah dalam bentuk normal bentuk ketiga (3NF).