REPORT

Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. Kita dapat saja mencetak langsung dari tabel database namun hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat model laporan dengan fasilitas Report. Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Seperti halnya pada form, wizard memberikan kemudahan dalam pembuatan report, karena semuanya sudah diatur otomatis.
Berikut ini kita akan membuat laporan penjualan harian. Laporan ini berisi tanggal transaksi, ISBN dan judul buku yang terjual, harga masing-masing buku dan total nilai penjualan per hari/tanggal.
1. Untuk membuat report ini kita tidak bias langsung dari tabel, karena report ini berisi gabungan dari beberapa tabel yang ada. Sehingga kita harus membuat query sebagai sumber data untuk laporan. Cara membuat query sama dengan yang kita lakukan sebelumnya. Perhatikan Gambar 11.54 berikut ini. Pada Gambar tersebut kita memilih tabel pesanan, item_pesanan dan buku. Kemudian kita memilih tanggal_pembelian, isbn, judul, dan harga pada bagian Field. Kemudian kita simpan dengan nama query_rpt_penjualan_harian (atau dengan nama yang lain).

2. Pada jendela Database pilih object Report dan double click pada Create Report by using Wizard. Jendela Report Wizard akan terbuka dan pada bagian Tabels/Queries pilih query yang telah kita buat pada bagian 1 (lihat Gambar 11.55). Kemudian click tombol >> sehingga semua field yang ada pada bagian Available Fields berpindah ke Selected Fields (lihat Gambar 11.56)

3. Click Next untuk membuka jendela berikutnya (Gambar 11.57). Pada jendela ini kita menentukan dasar tampilan laporan, apakah berdasarkan buku atau pesanan. Karena kita akan membuat laporan harian maka tampilan berdasarkan pesanan yang kita pilih (ingat, field tanggal_pembelian ada pada tabel pesanan).
4. Click Next untuk melanjutkan dengan jendela berikutnya (Gambar 11.58). Jendela ini digunakan untuk mengelompokkan (grouping) data pada field yang sama. Pada contoh kali ini kita tidak melakukan grouping sehingga kita tidak perlu mengatur apa-apa pada jendela ini.
Kita dapat langsung click Next untuk melanjutkan pada jendela berikutnya.

5. Pada Gambar 11.59, kita dapat memilih melakukan pengurutan data atau tidak. Pada bagian ini kita akan mengurutkan berdasarkan nomor ISBN dan kemudian berdasarkan judul buku. Pada Combo Box no 1 kita pilih isbn dan pada Combo Box no 2 kita pilih judul. Selain itu pada bagian ini kita juga mengatur apakah kita membuat ringkasan laporan atau tidak. Click pada Summary Options untuk membuka jendela pengaturan ringkasan (Gambar 11.60). Pada field harga kita check pada
kotak di bawah Sum. Maksud dari bagian ini adalah kita akan menampilkan jumlah pembelian atau transaksi tiap harinya dan total transaksi. Jika sudah selesai kita dapat menutup jendela Summary Option dengan meng-click tombol OK. Kemudian kita click Next untuk melanjutkan dengan jendela berikutnya.

6. Gambar 11.61 menunjukkan jendela untuk mengatur lay-out dari laporan. Kita dapat mencoba-coba lay-out mana yang sesuai. Pada contoh ini kita akan mencoba dengan lay-out Block dan Orientation Landscape. Click Next jika sudah selesai dan jendela untuk mengatur style dari laporan (Gambar 11.62). Pada bagian ini kita dapat memilih sesuai keinginan kita. Setelah selesai click Next untuk membuka jendela terakhir dari Report Wizard. Pada bagian Text Box yang tersedia kita tentukan judul dari laporan yang telah kita buat. Click tombol Finish untuk mengakhiri proses pembuatan laporan. Hasil pembuatan laporan akan ditampilkan seperti pada Gambar 11.61.

7. Pada Gambar 11.63, kita melihat laporan yang tidak terlalu bagus bila dicetak. Judul kolom masih menggunakan nama field pada tabel. Selain itu kata-kata Summary for tanggal pembelian dan seterusnya, agak mengganggu tampilan laporan. Untuk memperbaiki tampilan laporan, click kanan pada nama report di jendela object Report kemudian pilih Design View. Jendela seperti pada Gambar 11.64 akan terbuka.

8. Perbaikan pertama yang akan kita lakukan adalah pada judul kolom. Kita akan ganti menjadi seperti pada Gambar 11.65. Untuk mengganti judul kolom, double-click pada judul kolom yang ingin diganti kemudian ketikan nama yang baru. Kita juga dapat mengatur lebar kolom dengan cara click pada bagian paling atas kolom untuk memilih seluruh kolom kemudian letakkan kursor pada samping kanan kolom dan geser untuk memperlebar kolom (sama persis dengan mengatur lebar tabel pada Microsoft Word).
9. Perbaikan yang kedua adalah kita menghilangkan kata-kata Summary for tanggal pembelian dan seterusnya yang tampak pada Gambar 11.64.
Caranya dengan click pada bagian tersebut kemudian tekan tombol Del pada keyboard. Selain itu kita hilangkan kata Sum dan kita ganti kata Grand Total dengan Total Penjualan. Penambahan garis juga dapat dilakukan dengan memilih control line pada Toolbar Report, kemudian diletakkan pada posisi yang diinginkan. Tampilan akhir pada Design View akan tampak seperti pada Gambar 11.65. Sedangkan hasil Print Preview dari laporan akan tampak seperti pada Gambar 11.66.